Τρεις εβδομάδες πριν από ένα συνέδριο, η ομάδα της διοργάνωσης δουλεύει με έξι εργαλεία. Οι εγγραφές έρχονται από μια φόρμα, τα εισιτήρια πουλιούνται σε μια πλατφόρμα εισιτηρίων, η λίστα των συμμετεχόντων ζει σε ένα Excel που το ενημερώνουν τρεις άνθρωποι, οι προσκλήσεις φεύγουν από ένα εργαλείο email, η ζωντανή μετάδοση θα γίνει σε άλλη πλατφόρμα και οι ερωτήσεις του κοινού σε μια τρίτη. Την ημέρα της εκδήλωσης, στην είσοδο, δύο εθελοντές ψάχνουν ονόματα σε τυπωμένες λίστες και μια ουρά μεγαλώνει. Μια εβδομάδα μετά, ο βασικός χορηγός ρωτά πόσοι επισκέφθηκαν το περίπτερό του και πόσες επαφές πήρε. Κανείς δεν μπορεί να του απαντήσει με ακρίβεια.

Κάθε εργαλείο κάνει καλά τη δουλειά του. Το πρόβλημα είναι ότι κανένα δεν ξέρει τι κάνουν τα άλλα, και ο διοργανωτής πληρώνει τη διαφορά σε ώρες, σε λάθη και σε χορηγούς που δεν ανανεώνουν.

Μία εκδήλωση, πολλά κοινά

Μια πλατφόρμα για events έχει να εξυπηρετήσει τέσσερις ομάδες ανθρώπων με εντελώς διαφορετικές ανάγκες. Ο συμμετέχων θέλει να εγγραφεί εύκολα, να ξέρει πού πρέπει να είναι και πότε, και να μπει χωρίς ουρά. Ο ομιλητής θέλει να ξέρει πότε μιλά και πού ανεβάζει την παρουσίασή του. Ο χορηγός ή ο εκθέτης θέλει προβολή που μετριέται και επαφές που μπορεί να αξιοποιήσει. Και ο διοργανωτής θέλει να τα βλέπει όλα σε ένα σημείο.

Το ποιο από αυτά έχει μεγαλύτερο βάρος εξαρτάται από το είδος της εκδήλωσης. Ένα επιστημονικό συνέδριο έχει στο κέντρο το πρόγραμμα και τις συνεδρίες. Μια έκθεση έχει τους εκθέτες και τις επαφές. Μια εταιρική εκδήλωση με προσκλήσεις έχει τη λίστα καλεσμένων και τις επιβεβαιώσεις. Η πρώτη ερώτηση πριν από οποιαδήποτε πλατφόρμα είναι ποια από αυτές τις εκδηλώσεις κάνετε, και πόσο συχνά.

Εγγραφές και εισιτήρια

Η εγγραφή είναι η πρώτη επαφή του συμμετέχοντα με την εκδήλωση, και πρέπει να ζητά μόνο ό,τι χρειάζεστε πραγματικά. Κάθε πεδίο παραπάνω είναι ένας λόγος να εγκαταλείψει κάποιος τη φόρμα στη μέση.

Τα εισιτήρια σπάνια είναι ένα. Υπάρχουν πρώιμες τιμές, μειωμένα για φοιτητές ή μέλη, ομαδικές εγγραφές όπου μια εταιρεία πληρώνει για δέκα υπαλλήλους, δωρεάν προσκλήσεις για καλεσμένους και χορηγούς, πακέτα που περιλαμβάνουν εργαστήρια ή δείπνο. Κάθε είδος εισιτηρίου ορίζει και τι δικαιούται ο κάτοχός του: σε ποιες αίθουσες μπαίνει, ποιες μεταδόσεις βλέπει, αν έχει πρόσβαση στο υλικό μετά την εκδήλωση.

Η πληρωμή πρέπει να γίνεται μέσα στην ίδια διαδικασία, με κάρτα ή με τα συνηθισμένα ηλεκτρονικά πορτοφόλια. Οι εταιρείες ζητούν συχνά τιμολόγιο αντί για απόδειξη, οπότε η φόρμα πρέπει να ζητά τα στοιχεία τιμολόγησης όταν χρειάζονται και να τα περνά στο σύστημα που εκδίδει τα παραστατικά. Για εκδηλώσεις με προσκλήσεις, η λογική αλλάζει: ο διοργανωτής ανεβάζει τη λίστα, το σύστημα στέλνει προσωπικές προσκλήσεις και καταγράφει ποιος επιβεβαίωσε, ποιος αρνήθηκε και ποιος δεν απάντησε ακόμα.

Η μέρα της εκδήλωσης

Η είσοδος είναι η πρώτη εικόνα της εκδήλωσης, και μια ουρά δέκα λεπτών τη χαλάει πριν ξεκινήσει. Με το εισιτήριο κάθε συμμετέχων παίρνει έναν κωδικό QR, στο email ή στο κινητό του. Στην είσοδο σκανάρεται από ένα κινητό ή ένα tablet, και ο διοργανωτής βλέπει σε πραγματικό χρόνο πόσοι έχουν έρθει. Αν χρειάζεται κονκάρδα, τυπώνεται εκείνη τη στιγμή με τα σωστά στοιχεία, χωρίς να ψάχνει κανείς σε κουτιά με έτοιμες κονκάρδες ταξινομημένες αλφαβητικά.

Το ίδιο σκανάρισμα μπορεί να γίνεται και στις αίθουσες, για να ξέρετε πόσοι παρακολούθησαν κάθε συνεδρία, ή για εκδηλώσεις όπου η παρακολούθηση συγκεκριμένων ωρών δίνει βεβαίωση ή μόρια. Και στα περίπτερα των εκθετών, όπου ο επισκέπτης που θέλει να αφήσει τα στοιχεία του δεν χρειάζεται να συμπληρώσει τίποτα, αρκεί να σκαναριστεί ο κωδικός του.

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, οι αλλαγές στο πρόγραμμα είναι σχεδόν βέβαιες. Ένας ομιλητής αργεί, μια αίθουσα αλλάζει. Αν ο συμμετέχων έχει το πρόγραμμα στο κινητό του και παίρνει ειδοποίηση για την αλλαγή, δεν χρειάζεται κανείς να τρέχει με χαρτιά.

Live και υβριδικά: δύο κοινά, μία εκδήλωση

Η ζωντανή μετάδοση μιας εκδήλωσης δεν είναι το ίδιο με ένα link σε μια δημόσια πλατφόρμα βίντεο. Αν το εισιτήριο πληρώνεται, η μετάδοση πρέπει να είναι προσβάσιμη μόνο σε όσους το έχουν. Αν υπάρχουν παράλληλες αίθουσες, ο διαδικτυακός συμμετέχων πρέπει να μπορεί να αλλάζει ανάμεσά τους όπως θα έκανε και από κοντά.

Το πιο δύσκολο σε μια υβριδική εκδήλωση είναι να μη νιώθει το διαδικτυακό κοινό θεατής. Ερωτήσεις προς τους ομιλητές που φτάνουν στον συντονιστή μαζί με αυτές της αίθουσας, ψηφοφορίες και έρευνες σε πραγματικό χρόνο, συζήτηση ανάμεσα στους συμμετέχοντες. Και μετά την εκδήλωση, οι ομιλίες μένουν διαθέσιμες σε όσους δικαιούνται να τις δουν, γιατί πολλοί θα παρακολουθήσουν αργότερα τα μισά από όσα τους ενδιαφέρουν.

Χορηγοί, εκθέτες και συναντήσεις

Για πολλές εκδηλώσεις, οι χορηγοί είναι αυτοί που τις κάνουν βιώσιμες, και ένας χορηγός ανανεώνει όταν μπορεί να δείξει στην εταιρεία του τι κέρδισε. Αυτό σημαίνει επαφές και αριθμούς: πόσοι επισκέφθηκαν το περίπτερο, φυσικό ή ψηφιακό, πόσοι κατέβασαν το υλικό του, πόσοι ζήτησαν να επικοινωνήσουν μαζί του. Ένα ψηφιακό περίπτερο με υλικό, chat και δυνατότητα βιντεοκλήσης δίνει στον χορηγό λόγο ύπαρξης και στο διαδικτυακό κοινό.

Σε εκθέσεις και επιχειρηματικές εκδηλώσεις, οι προγραμματισμένες συναντήσεις ανάμεσα σε συμμετέχοντες είναι συχνά ο πραγματικός λόγος που έρχεται ο κόσμος. Ο καθένας βλέπει ποιοι άλλοι θα είναι εκεί, ζητά συνάντηση, και το σύστημα κλείνει ώρα και τραπέζι, ή βιντεοκλήση αν η συνάντηση γίνεται από απόσταση.

Εδώ υπάρχει ένα σημείο που δεν πρέπει να αγνοηθεί. Τα στοιχεία ενός συμμετέχοντα δεν μπορούν να περάσουν σε έναν χορηγό επειδή ο συμμετέχων αγόρασε εισιτήριο. Πρέπει να το επιλέξει ο ίδιος, σκανάροντας τον κωδικό του στο περίπτερο ή πατώντας να αφήσει τα στοιχεία του, και να ξέρει σε ποιον πηγαίνουν. Αυτό είναι υποχρέωση του GDPR, και ταυτόχρονα κάνει τις επαφές του χορηγού πολύ πιο πολύτιμες, γιατί είναι άνθρωποι που πραγματικά ενδιαφέρθηκαν.

Μετά την εκδήλωση

Ο διοργανωτής που έχει όλα τα παραπάνω σε ένα σύστημα έχει και κάτι που σπάνια υπάρχει: πραγματική εικόνα. Πόσοι εγγράφηκαν και πόσοι ήρθαν, ποιες συνεδρίες γέμισαν και ποιες όχι, πόσο έμεινε το διαδικτυακό κοινό σε κάθε ομιλία, ποιοι χορηγοί είχαν κίνηση. Με αυτά σχεδιάζεται η επόμενη εκδήλωση, και με αυτά πουλιούνται τα χορηγικά πακέτα της.

Το email ευχαριστίας με τις βεβαιώσεις παρακολούθησης, το υλικό των ομιλιών και ένα σύντομο ερωτηματολόγιο φεύγει αυτόματα. Και η λίστα όσων ήρθαν, με τη συγκατάθεσή τους, είναι το κοινό της επόμενης χρονιάς.

Ένα σύστημα αντί για έξι

Για μια εκδήλωση τον χρόνο, μια έτοιμη υπηρεσία εισιτηρίων και ένα καλό εργαλείο μετάδοσης είναι συνήθως αρκετά. Η εικόνα αλλάζει για όσους κάνουν εκδηλώσεις συνέχεια: event agencies, επαγγελματικούς φορείς και οργανισμούς με ετήσια συνέδρια, εκθέσεις και σειρές εκδηλώσεων. Εκεί οι συνδρομές και οι προμήθειες ανά εισιτήριο αθροίζονται, τα δεδομένα των συμμετεχόντων μένουν σε ξένα συστήματα, και κάθε εκδήλωση ξαναστήνεται από την αρχή.

Αυτή την ανάγκη είχε και η LiveOn, για την οποία φτιάξαμε ένα ενιαίο σύστημα για φυσικές, ψηφιακές και υβριδικές εκδηλώσεις, που λειτουργεί σήμερα στο liveon.tech. Τι περιλαμβάνει και τι μπορούμε να φτιάξουμε για έναν διοργανωτή θα το βρείτε στη σελίδα μας για την κατασκευή πλατφόρμας διαχείρισης εκδηλώσεων και συνεδρίων.

Δεν χρειάζεται να αντικαταστήσετε όλα τα εργαλεία μαζί. Ξεκινήστε από το κομμάτι που σας κοστίζει περισσότερο σήμερα. Για κάποιους είναι οι εγγραφές με τα τιμολόγια, για άλλους το check-in, για άλλους οι χορηγοί που δεν ανανεώνουν. Για το πώς να το ζυγίσετε, δείτε το Custom εφαρμογή ή έτοιμο πρόγραμμα και το Πόσο κοστίζει να φτιάξω μια εφαρμογή.

Αν οργανώνετε εκδηλώσεις και τα εργαλεία σας δεν μιλάνε μεταξύ τους, πείτε μας πώς στήνεται σήμερα μια διοργάνωσή σας, από την πρώτη πρόσκληση μέχρι την τελευταία αναφορά, και θα δούμε μαζί από πού έχει νόημα να ξεκινήσετε.