Δευτέρα πρωί σε μια εταιρεία χονδρικής. Οι παραγγελίες έρχονται από παντού. Ένας πελάτης στέλνει email, ένας άλλος φωτογραφία από μια χειρόγραφη λίστα στο Viber, ένας τρίτος τηλεφωνεί στον πωλητή του, που είναι στον δρόμο και θα την περάσει το απόγευμα. Στο γραφείο, κάποιος πληκτρολογεί όλα αυτά στο ERP κωδικό προς κωδικό. Μέχρι να φτάσει η τελευταία παραγγελία, δύο από τα είδη που ζητήθηκαν το πρωί έχουν τελειώσει, και κανείς δεν το ήξερε όταν έγινε η παραγγελία.

Σε αυτό το σημείο πολλές εταιρείες σκέφτονται ένα B2B e-shop, ένα ηλεκτρονικό κατάστημα όπου οι επαγγελματίες πελάτες παραγγέλνουν μόνοι τους. Η ιδέα είναι σωστή. Το λάθος που γίνεται συχνά είναι να θεωρηθεί ότι αρκεί ένα κανονικό e-shop λιανικής με άλλες τιμές.

Γιατί η χονδρική δεν είναι λιανική με έκπτωση

Ο πελάτης λιανικής μπαίνει, ψάχνει, συγκρίνει, αγοράζει ένα ή δύο προϊόντα και φεύγει. Ο πελάτης χονδρικής ξέρει τι θέλει. Παραγγέλνει τα ίδια πενήντα είδη κάθε δύο εβδομάδες, σε κιβώτια και όχι σε τεμάχια, με τιμές που έχει συμφωνήσει με τον πωλητή σας και με πίστωση που δεν έχει κανένας ιδιώτης. Δεν θέλει να τον πείσετε. Θέλει να τελειώσει γρήγορα και να είναι σίγουρος ότι αυτό που παρήγγειλε θα έρθει.

Αυτό αλλάζει όλο τον σχεδιασμό. Οι μεγάλες φωτογραφίες και τα banners έχουν μικρή σημασία. Μεγάλη σημασία έχουν η σωστή τιμή για τον συγκεκριμένο πελάτη, το πραγματικό απόθεμα, και ο τρόπος να φτιαχτεί μια παραγγελία πενήντα γραμμών σε δύο λεπτά.

Πελάτες, τιμοκατάλογοι και όροι

Στη χονδρική δεν μπαίνει ο καθένας. Ο πελάτης κάνει αίτηση με τα στοιχεία της επιχείρησής του, εσείς την εγκρίνετε, και μόνο τότε βλέπει τιμές και μπορεί να παραγγείλει. Ο επισκέπτης χωρίς λογαριασμό βλέπει τον κατάλογο, αν θέλετε, αλλά όχι τις τιμές σας.

Κάθε πελάτης ή ομάδα πελατών έχει τον δικό της τιμοκατάλογο. Ο μεγάλος πελάτης με ειδική συμφωνία, το κατάστημα της γειτονιάς, ο πελάτης του εξωτερικού. Πάνω σε αυτά μπαίνουν κλιμακωτές τιμές ανά ποσότητα, ελάχιστη ποσότητα ανά είδος, πολλαπλάσια συσκευασίας όταν ένα προϊόν πουλιέται μόνο σε κιβώτια των δώδεκα, και ελάχιστο ποσό παραγγελίας για δωρεάν μεταφορικά. Πλατφόρμες όπως το CS-Cart υποστηρίζουν ομάδες πελατών με δικές τους τιμές, αλλά το πόσο κοντά θα έρθει αυτό στον τρόπο που τιμολογείτε σήμερα κρίνεται από τη σύνδεση με το ERP σας, όπως θα δούμε παρακάτω.

Αν πουλάτε και σε επιχειρήσεις άλλων χωρών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το κατάστημα πρέπει να χειρίζεται σωστά τον ΦΠΑ στις ενδοκοινοτικές πωλήσεις, με έλεγχο του ΑΦΜ του πελάτη στο VIES πριν η παραγγελία φύγει χωρίς ΦΠΑ. Για το τι ακριβώς ισχύει στη δική σας περίπτωση, η σωστή πηγή είναι ο λογιστής σας.

Η παραγγελία όπως τη δίνει ένας επαγγελματίας

Ο πελάτης χονδρικής δεν θέλει να περάσει από είκοσι σελίδες προϊόντων. Θέλει μια φόρμα γρήγορης παραγγελίας όπου γράφει κωδικό και ποσότητα, γραμμή γραμμή. Θέλει να ξαναφτιάξει την περσινή ή την προηγούμενη παραγγελία με ένα κλικ και να αλλάξει μόνο ό,τι χρειάζεται. Και οι μεγάλοι πελάτες θέλουν συχνά να ανεβάσουν ένα αρχείο Excel με την παραγγελία που έβγαλε το δικό τους σύστημα.

Πολλές επιχειρήσεις έχουν περισσότερα από ένα σημεία παράδοσης, οπότε ο πελάτης πρέπει να διαλέγει σε ποιο κατάστημα ή αποθήκη του πάει η κάθε παραγγελία. Σε μεγαλύτερες εταιρείες, άλλος φτιάχνει την παραγγελία και άλλος την εγκρίνει, και το σύστημα πρέπει να το επιτρέπει με περισσότερους χρήστες κάτω από τον ίδιο πελάτη.

Υπάρχει και η περίπτωση όπου ο πελάτης ζητά κάτι που δεν υπάρχει στον κατάλογο. Αντί να χαθεί αυτό σε ένα email, μπορεί να γίνει αίτημα μέσα από το κατάστημα, που το βλέπετε, το τιμολογείτε και του απαντάτε. Αυτή τη λογική τη βάλαμε, μαζί με τη χονδρική, στο Greek e-Food Market, ένα κατάστημα ελληνικών τροφίμων που πουλά λιανική και χονδρική σε όλη την Ευρώπη.

Πίστωση, υπόλοιπα και τιμολόγια

Οι περισσότεροι πελάτες χονδρικής δεν πληρώνουν με κάρτα. Πληρώνουν με πίστωση, με ορισμένες ημέρες, με κατάθεση ή με επιταγή. Το B2B κατάστημα πρέπει να δέχεται παραγγελία «επί πιστώσει» για όσους το δικαιούνται και να κρατά την κάρτα ή την προπληρωμή για τους υπόλοιπους.

Εδώ βρίσκεται και ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους. Αν ο πελάτης έχει όριο πίστωσης και ανεξόφλητα τιμολόγια, το κατάστημα πρέπει να το ξέρει πριν δεχτεί μια νέα παραγγελία. Αλλιώς το e-shop γίνεται ο πιο εύκολος τρόπος για να αυξήσει κάποιος το χρέος του χωρίς να το δει κανείς. Το τι γίνεται σε αυτή την περίπτωση το αποφασίζετε εσείς: μπλοκάρισμα, έγκριση από το λογιστήριο, ή απλώς μια ειδοποίηση στον πωλητή.

Ο πελάτης πρέπει επίσης να βλέπει μόνος του την καρτέλα του, τα τιμολόγιά του και το υπόλοιπό του, και να τα κατεβάζει όποτε θέλει. Κάθε φορά που το κάνει, είναι ένα τηλεφώνημα λιγότερο στο λογιστήριό σας.

Χωρίς σύνδεση με το ERP δεν δουλεύει

Τα περισσότερα από όσα αναφέρθηκαν ζουν ήδη στο ERP σας: οι πελάτες, οι τιμοκατάλογοι, οι εκπτώσεις, το απόθεμα, τα υπόλοιπα. Ένα B2B κατάστημα που δεν συνδέεται με αυτό είναι ένα δεύτερο σύστημα που κάποιος πρέπει να ενημερώνει με το χέρι, και θα πει στους πελάτες λάθος τιμές και λάθος διαθεσιμότητα μέσα στην πρώτη εβδομάδα.

Η σύνδεση λειτουργεί προς δύο κατευθύνσεις. Από το ERP προς το κατάστημα περνούν τα είδη, οι τιμές, το απόθεμα και τα στοιχεία των πελατών. Από το κατάστημα προς το ERP περνούν οι παραγγελίες, έτοιμες για εκτέλεση χωρίς να ξαναπληκτρολογηθεί τίποτα. Το πόσο συχνά γίνεται ο συγχρονισμός εξαρτάται από το πόσο γρήγορα κινείται το απόθεμά σας. Για μια εταιρεία με μεγάλη κίνηση, ένας συγχρονισμός τη νύχτα δεν αρκεί.

Για τις εταιρείες με SoftOne έχουμε έτοιμο το SoftOne Bridge, που συγχρονίζει είδη, τιμές και αποθέματα και στέλνει τις παραγγελίες στο ERP. Για άλλα ERP η σύνδεση γίνεται με το Custom ERP Bridge. Τη γενική λογική την εξηγούμε αναλυτικά στο Ολοκληρωμένη διασύνδεση e-shop με ERP.

Οι πωλητές σας δεν περισσεύουν

Ένας συνηθισμένος φόβος είναι ότι το e-shop θα πάρει τη θέση των πωλητών, ή ότι οι πωλητές θα το δουν σαν απειλή και δεν θα το προτείνουν στους πελάτες τους. Στην πράξη συμβαίνει το αντίθετο, αν το κατάστημα είναι σχεδιασμένο και για αυτούς.

Ο πωλητής μπαίνει με τον δικό του λογαριασμό, βλέπει τους πελάτες του, και μπορεί να φτιάξει παραγγελία για λογαριασμό τους από το κινητό, την ώρα που είναι στο κατάστημά τους, με τις σωστές τιμές και το πραγματικό απόθεμα. Βλέπει ποιος πελάτης δεν έχει παραγγείλει εδώ και καιρό και ποιος έχει ανοιχτό υπόλοιπο. Οι παραγγελίες ρουτίνας γίνονται από τους ίδιους τους πελάτες, και ο πωλητής έχει χρόνο για αυτό που πραγματικά φέρνει έσοδα: νέους πελάτες και μεγαλύτερες συμφωνίες.

Ένα κατάστημα ή δύο, και από πού να ξεκινήσετε

Αν πουλάτε και λιανική, μπορείτε να έχετε ένα κατάστημα που δείχνει άλλες τιμές και άλλες λειτουργίες ανάλογα με το ποιος έχει συνδεθεί, ή δύο ξεχωριστά. Το ένα κατάστημα σημαίνει έναν κατάλογο και μία διαχείριση. Τα δύο δίνουν περισσότερη ελευθερία, όταν η λιανική χρειάζεται να είναι βιτρίνα και η χονδρική ένα γρήγορο εργαλείο παραγγελιών. Και τα δύο στήνονται στις πλατφόρμες με τις οποίες δουλεύουμε, όπως το CS-Cart. Περισσότερα για τον τρόπο που δουλεύουμε θα βρείτε στη σελίδα για την κατασκευή e-shop.

Όποιο δρόμο κι αν διαλέξετε, μη ανοίξετε το B2B κατάστημα σε όλους τους πελάτες την ίδια μέρα. Ξεκινήστε με δέκα πελάτες που παραγγέλνουν συχνά και είναι πρόθυμοι να δοκιμάσουν κάτι καινούργιο. Θα σας δείξουν μέσα σε έναν μήνα ποιες τιμές δεν βγαίνουν σωστά, ποια είδη ψάχνουν με άλλο όνομα από αυτό που έχει το ERP, και τι τους λείπει για να σταματήσουν να τηλεφωνούν. Όταν αυτοί παραγγέλνουν πια μόνο από εκεί, είναι η ώρα να το ανοίξετε σε όλους.

Αν οι παραγγελίες των πελατών σας έρχονται ακόμη από τηλέφωνα, email και μηνύματα, πείτε μας πώς δουλεύετε σήμερα και ποιο ERP χρησιμοποιείτε, και θα δούμε μαζί τι θα χρειαζόταν το δικό σας B2B κατάστημα.