Σε πολλά γυμναστήρια η κράτηση για το απογευματινό pilates γίνεται ακόμα σε μια ομάδα στο Viber. Κάποιος γράφει «κρατήστε μου θέση», κάποιος άλλος ακυρώνει με ένα μήνυμα στις έξι παρά πέντε, και η ρεσεψιόν προσπαθεί να θυμηθεί ποιος πλήρωσε το πακέτο των δέκα μαθημάτων και πόσα του έχουν μείνει. Δουλεύει, μέχρι τη μέρα που δεν δουλεύει: δύο άνθρωποι για το ίδιο reformer, μια συνδρομή που έληξε πριν από τρεις εβδομάδες χωρίς να το πάρει κανείς είδηση, ένας προπονητής που έμαθε για την αλλαγή στο πρόγραμμα όταν έφτασε.

Κάπου εκεί γεννιέται η σκέψη «θέλουμε εφαρμογή». Η σκέψη είναι σωστή. Πριν από την εφαρμογή όμως, αξίζει να δείτε πού χάνονται σήμερα χρόνος και χρήματα, γιατί ένα γυμναστήριο με ελεύθερη προπόνηση και ένα studio με οκτώ θέσεις ανά τμήμα χρειάζονται πολύ διαφορετικά πράγματα.

Πρώτα, τι είδους γυμναστήριο είστε

Κάτω από τη λέξη «γυμναστήριο» χωράνε τουλάχιστον τέσσερις διαφορετικές επιχειρήσεις, και η καθεμία έχει άλλο κέντρο βάρους.

Το κλασικό γυμναστήριο με ελεύθερη προπόνηση ζει από τις συνδρομές. Ο πελάτης έρχεται όποτε θέλει, οπότε το κρίσιμο είναι να ξέρετε ποιος έχει ενεργή συνδρομή, πότε λήγει, και ποιος σταμάτησε να έρχεται πριν σταματήσει να πληρώνει.

Το studio με τμήματα, όπως pilates, crossfit, yoga ή functional, ζει από τις θέσεις. Κάθε μάθημα έχει συγκεκριμένο αριθμό θέσεων, και μια θέση που μένει άδεια την ώρα του μαθήματος είναι χαμένο έσοδο που δεν επιστρέφει. Εδώ η καρδιά της εφαρμογής είναι οι κρατήσεις.

Το studio personal training ζει από το πρόγραμμα των προπονητών. Ο πελάτης αγοράζει πακέτα συνεδριών και κλείνει ραντεβού με συγκεκριμένο άνθρωπο, ενώ ο προπονητής θέλει να βλέπει τη μέρα του και την πρόοδο των ανθρώπων που προπονεί.

Και υπάρχουν όλο και περισσότεροι χώροι που συνδυάζουν άσκηση με φυσικοθεραπεία. Εκεί μπαίνουν ραντεβού αξιολόγησης, ιστορικό τραυματισμών και σημειώσεις θεραπευτή, δηλαδή δεδομένα υγείας, που ο νόμος τα προστατεύει πολύ αυστηρότερα από ένα τηλέφωνο και ένα email.

Τα περισσότερα γυμναστήρια είναι μείγμα. Αξίζει όμως να ξέρετε ποιο από τα τέσσερα είναι το κύριο κομμάτι σας, γιατί από αυτό ξεκινά η εφαρμογή. Αν είστε κυρίως studio τμημάτων και ξεκινήσετε από τον έλεγχο εισόδου, θα πληρώσετε για κάτι που δεν λύνει το πρόβλημά σας.

Κρατήσεις: εκεί που χάνονται τα περισσότερα

Ένα σύστημα κρατήσεων μοιάζει απλό μέχρι να μπει στην πραγματική ζωή ενός studio. Ας πάρουμε ένα απογευματινό μάθημα reformer με οκτώ μηχανήματα.

Η πρώτη ανάγκη είναι η χωρητικότητα. Όταν κλείσουν οι οκτώ θέσεις, ο ένατος δεν πρέπει απλώς να βλέπει «πλήρες». Πρέπει να μπαίνει σε λίστα αναμονής, και αν κάποιος ακυρώσει, η θέση να πηγαίνει αυτόματα στον επόμενο, με ειδοποίηση στο κινητό του. Χωρίς αυτό, η θέση που ελευθερώθηκε μένει άδεια, γιατί κανείς δεν πρόλαβε να τη δει.

Η δεύτερη είναι η πολιτική ακύρωσης. Τα περισσότερα studios ορίζουν ένα όριο, για παράδειγμα μέχρι έξι ώρες πριν από το μάθημα, και μετά από αυτό η ακύρωση ή η απουσία «καίει» το μάθημα από το πακέτο. Όταν τον κανόνα τον εφαρμόζει άνθρωπος, θα υπάρξουν εξαιρέσεις, παράπονα και συζητήσεις στη ρεσεψιόν. Όταν τον εφαρμόζει το σύστημα, ο κανόνας είναι γραμμένος εκεί που τον βλέπουν όλοι πριν κλείσουν, και κανείς δεν χρειάζεται να παίξει τον κακό.

Η τρίτη είναι οι σταθερές κρατήσεις. Πολλοί πελάτες έρχονται κάθε Τρίτη και Πέμπτη στις επτά, εδώ και χρόνια. Δεν θέλουν να κλείνουν θέση κάθε εβδομάδα, θέλουν να την έχουν. Το σύστημα πρέπει να κρατά αυτή τη θέση για όσο διαρκεί η συνδρομή τους και να την ελευθερώνει όταν λείπουν.

Και μετά είναι οι αλλαγές. Ο προπονητής αρρωσταίνει, το μάθημα αλλάζει ώρα ή ακυρώνεται. Όσοι είχαν κλείσει πρέπει να το μάθουν αμέσως, και το μάθημα που χάθηκε να επιστρέψει στο πακέτο τους χωρίς να χρειαστεί να το ζητήσουν.

Συνδρομές, πακέτα και πληρωμές

Η τιμολόγηση ενός γυμναστηρίου σπάνια είναι μία τιμή. Υπάρχει μηνιαία συνδρομή και τρίμηνη με έκπτωση, πακέτο δέκα μαθημάτων που λήγει σε δύο μήνες, μεμονωμένη είσοδος, φοιτητική τιμή, οικογενειακή. Κάθε ένα από αυτά είναι διαφορετικός κανόνας για το τι δικαιούται ο πελάτης και μέχρι πότε. Η εφαρμογή πρέπει να τους ξέρει όλους, ώστε όταν κάποιος πάει να κλείσει μάθημα, να ελέγχει μόνη της αν μπορεί.

Ένα παράδειγμα που το ζητούν σχεδόν όλοι είναι το πάγωμα της συνδρομής. Ο πελάτης τραυματίζεται ή φεύγει ταξίδι για τρεις εβδομάδες, και η συνδρομή του πρέπει να σταματήσει να μετράει και να συνεχίσει όταν επιστρέψει. Με το χέρι γίνεται, αλλά κάποια στιγμή κάποιος θα ξεχάσει να την ξαναξεκινήσει.

Οι ειδοποιήσεις λήξης είναι ίσως η πιο αποδοτική λειτουργία όλης της εφαρμογής. Ένα μήνυμα λίγες μέρες πριν λήξει η συνδρομή, με δυνατότητα ανανέωσης από το κινητό, φέρνει ανανεώσεις που αλλιώς θα χάνονταν απλώς επειδή ο πελάτης το ξέχασε.

Στις πληρωμές η ελληνική πραγματικότητα είναι μικτή. Κάποιοι πληρώνουν με κάρτα online, άλλοι με κάρτα στη ρεσεψιόν, άλλοι μετρητά ή με κατάθεση. Η εφαρμογή δεν χρειάζεται να επιβάλει έναν τρόπο. Χρειάζεται να τους καταγράφει όλους στο ίδιο σημείο, ώστε να φαίνεται ανά πάσα στιγμή ποιος χρωστάει και τι. Οι αποδείξεις πρέπει επίσης να καταλήγουν στο myDATA, οπότε αν η εφαρμογή εκδίδει παραστατικά, πρέπει να συνδέεται με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή με το σύστημα που ήδη χρησιμοποιείτε. Αλλιώς η ρεσεψιόν θα περνάει κάθε πληρωμή δύο φορές.

Είσοδος, προπονητές και πρόοδος

Στο γυμναστήριο με ελεύθερη προπόνηση, η είσοδος είναι το σημείο όπου ελέγχεται αν η συνδρομή είναι ενεργή. Αυτό μπορεί να γίνεται με QR στο κινητό, με κάρτα ή με σύνδεση στα τουρνικέ. Όποιον τρόπο κι αν διαλέξετε, το σημαντικό είναι ότι η εφαρμογή ξέρει ποιος μπήκε και πότε. Και αυτό χρησιμεύει σε κάτι περισσότερο από τον έλεγχο: είναι η μόνη πηγή που σας δείχνει ποιος έχει αρχίσει να έρχεται σπανιότερα, δηλαδή ποιος είναι πιθανό να μην ανανεώσει.

Οι προπονητές χρειάζονται δική τους οπτική. Ο καθένας πρέπει να βλέπει τα μαθήματα και τα ραντεβού του, ποιοι έχουν κλείσει, και να δηλώνει πότε είναι διαθέσιμος. Αν πληρώνονται ανά συνεδρία ή ανά μάθημα, η εφαρμογή μετράει ήδη αυτό που χρειάζεται το λογιστήριο στο τέλος του μήνα, χωρίς να το ξαναμετρήσει κανείς.

Τα προγράμματα προπόνησης και η καταγραφή προόδου είναι το κομμάτι που ενθουσιάζει περισσότερο όταν σχεδιάζεται μια εφαρμογή, και αξίζει ένα ρεαλιστικό βλέμμα. Είναι χρήσιμα όταν υπάρχει προπονητής που τα ενημερώνει, σε personal training ή σε μικρά γκρουπ. Σε ένα μεγάλο γυμναστήριο ελεύθερης προπόνησης συχνά ξεχνιούνται μετά τις πρώτες εβδομάδες.

Προσοχή σε ένα σημείο. Μετρήσεις σώματος, ιστορικό τραυματισμών και ερωτηματολόγια υγείας είναι δεδομένα υγείας, και ο GDPR τα κατατάσσει στην ειδική κατηγορία δεδομένων, που θέλει ρητή συναίνεση και πρόσβαση μόνο σε όσους πραγματικά τα χρειάζονται. Ο προπονητής του pilates δεν πρέπει να βλέπει τις σημειώσεις του φυσικοθεραπευτή για άλλον πελάτη, και η εφαρμογή πρέπει να είναι σχεδιασμένη ώστε αυτό να μην μπορεί να συμβεί ούτε κατά λάθος.

Web app ή εφαρμογή στο κινητό;

Οι πελάτες σας θα κλείνουν από το κινητό, αυτό είναι δεδομένο. Δεν σημαίνει όμως αυτόματα ότι χρειάζεστε εφαρμογή στο App Store και στο Google Play.

Μια καλή web εφαρμογή ανοίγει από το κινητό σαν κανονική εφαρμογή, μπαίνει με ένα εικονίδιο στην αρχική οθόνη και στέλνει ειδοποιήσεις, πλέον και στο iPhone όταν έχει προστεθεί στην αρχική οθόνη. Δεν περιμένει έγκριση από κανένα store για κάθε αλλαγή, και ο πελάτης δεν χρειάζεται να κατεβάσει τίποτα για να κλείσει το πρώτο του μάθημα. Αυτό μετράει πολύ για όποιον σας βρήκε μόλις τώρα στο Instagram.

Εφαρμογή για κινητό αξίζει όταν χρειάζεστε κάτι που μόνο αυτή δίνει καλά: σύνδεση με ρολόγια και εφαρμογές υγείας για παλμούς και βήματα, λειτουργία χωρίς σύνδεση, ή παρουσία στα stores ως μέρος του brand σας. Έχει όμως μεγαλύτερο κόστος ανάπτυξης και συντήρησης, γιατί στην ουσία συντηρείτε δύο εφαρμογές που πρέπει να ακολουθούν κάθε νέα έκδοση του iOS και του Android.

Για τα περισσότερα γυμναστήρια, η σωστή σειρά είναι πρώτα web εφαρμογή, και εφαρμογή για κινητό αργότερα, αν φανεί συγκεκριμένη ανάγκη. Πώς παίρνεται αυτή η απόφαση θα το βρείτε αναλυτικά στο άρθρο Χρειάζομαι web app ή εφαρμογή για κινητό;

Έτοιμο πρόγραμμα ή εφαρμογή στα μέτρα σας;

Υπάρχουν αρκετές έτοιμες πλατφόρμες για γυμναστήρια, και για πολλούς είναι η σωστή απάντηση. Αν έχετε ένα κατάστημα, τυπικά τμήματα και μηνιαίες συνδρομές, μια καλή έτοιμη λύση θα σας καλύψει γρήγορα και με προβλέψιμο μηνιαίο κόστος.

Τα όρια φαίνονται σε συγκεκριμένα σημεία. Όταν η πολιτική σας δεν χωράει στις ρυθμίσεις που προσφέρει, όπως πακέτα που μοιράζονται μέλη μιας οικογένειας ή τιμές που αλλάζουν ανάλογα με την ώρα της μέρας. Όταν χρειάζεστε σύνδεση με κάτι τοπικό, όπως τον πάροχο τιμολόγησης για το myDATA, τα τουρνικέ ή το λογιστικό σας πρόγραμμα. Όταν έχετε περισσότερα από ένα καταστήματα με κοινούς πελάτες. Όταν θέλετε η εφαρμογή να έχει το δικό σας όνομα και όχι της πλατφόρμας. Και όταν η χρέωση ανά μέλος ή ανά κατάστημα αρχίζει να ξεπερνά αυτό που θα κόστιζε ένα σύστημα που σας ανήκει.

Όποια λύση κι αν διαλέξετε, ελέγξτε ένα πράγμα πριν υπογράψετε: ότι μπορείτε να πάρετε τα δεδομένα σας μαζί σας. Πελάτες, ιστορικό συνδρομών, πληρωμές. Αν κάποια μέρα θελήσετε να αλλάξετε σύστημα και δεν μπορείτε να εξάγετε τίποτα, η αλλαγή θα κοστίσει πολύ περισσότερο απ’ όσο θα έπρεπε.

Τη λογική αυτής της απόφασης την αναλύουμε στο Custom εφαρμογή ή έτοιμο πρόγραμμα, και μια ρεαλιστική εικόνα για το κόστος θα βρείτε στο Πόσο κοστίζει να φτιάξω μια εφαρμογή.

Όποια κατεύθυνση κι αν πάρετε, ξεκινήστε από μια κανονική εβδομάδα του γυμναστηρίου σας και όχι από μια λίστα λειτουργιών. Καταγράψτε πού ξοδεύει χρόνο η ρεσεψιόν, πόσες θέσεις έμειναν άδειες ενώ υπήρχε κόσμος που ήθελε να έρθει, πόσες συνδρομές έληξαν χωρίς ανανέωση, πόσες ώρες φεύγουν στο κυνήγι πληρωμών. Αυτό που κοστίζει περισσότερο είναι και η πρώτη φάση της εφαρμογής. Στα περισσότερα γυμναστήρια είναι οι κρατήσεις και οι συνδρομές, και όλα τα υπόλοιπα μπορούν να έρθουν σε δεύτερο χρόνο.

Μια εφαρμογή που χτίζεται σταδιακά, πάνω σε πραγματικά προβλήματα, χρησιμοποιείται. Μια εφαρμογή που προσπαθεί να τα κάνει όλα από την πρώτη μέρα συχνά καταλήγει με τη ρεσεψιόν να γυρίζει στο τετράδιο.

Στην E-GROWTH έχουμε δουλέψει με χώρους άσκησης και φυσικοθεραπείας στην ψηφιακή τους παρουσία, και φτιάχνουμε εφαρμογές στα μέτρα κάθε επιχείρησης. Αν θέλετε να δούμε μαζί τι χρειάζεται το δικό σας γυμναστήριο, πείτε μας πώς λειτουργεί σήμερα και θα ξεκινήσουμε από εκεί.